한글에서 메일머지 사용하는 방법

안녕하세요. 일하는 곳에서 같은 문서에서 일부 내용만 바뀌는 문서를 작성할 일이 있는데, 일일이 작성하려면 힘드시잖아요. 메일 머지를 이용해서 한꺼번에 작성할 수 있습니다. 

 

최대한 쉽고 간단하게 설명 드릴께요~~ 

 

우선은 양식이 필요하고, 그 양식 안에 들어갈 자료가 필요하겠죠? 

흔히 우편물 보낼 때 양식은 같은데, 이름, 우편번호, 주소가 모두 다르잖아요. 그 내용들을 엑셀 자료에서 불러와서 자동으로 변환해주는 것이예요. 

 

 

 

 

주소라벨 만드는 것을 예로 함께 만들어보아요~~ 순서대로만 따라오세요.  

 

한글 서식문서 만들기 

 

한글 새문서를 열어서 주소라벨을 간단히 만들어 보았어요. 

 ** 참고로 라벨용지를 미리 선택해서 작성할 수 있어요. 

 

한 칸에만 만들어주세요. 나머지 칸은 비워두시면 되세요. 고정적으로 표시될 내용이 있으면 표식 없이 그냥 써주시면 됩니다. 

메일머지 표시달기

 이제 저 양식에 머지표시달기를 해줄꺼예요.

내용이 들어갈 곳에 이렇게 블럭으로 영역을 지정해준 후에, [도구]탭에 들어가서 [메일머지]를 선택하고, [메일머지 표시달기]를 선택합니다. 

 

 

그럼 아래와 같은 대화창이 나타납니다. 우리 아까 선택한 것은 주소였죠? 여기 필드 이름은 우리가 가져올 데이터의 제목과 같아야 불러올 수 있어요. 다양한 파일에서 데이터를 불러 올 수 있지만, 가장 많이 사용할 것 같은 엑셀에서 불러오고자 하는데요. 엑셀에서도 필드 이름을 주소라고 적어주셔야 한글파일에서 불러올 수 있다는 것 기억해주세요. 

그리고 선택을 해줍니다. 

 

만약 주소록 필드 선택하기에 내가 원하는 제목이 없다면, 오른쪽 [필드 만들기] 탭으로 이동하셔서 직접 입력해 주시면 됩니다.

이렇게 저는 주소 필드이름을 적고 넣기를 눌러주었습니다. 

그럼 이렇게 {{주소}} 라는 표시가 주소란에 생긴것을 확인할 수 있습니다. 

같은 방식으로 [우편번호]와 귀하 앞에 들어갈 받는분의 [이름]도 한번 넣어보겠습니다. 

지금까지 어렵진 않으셨죠? 한글 서식파일은 이렇게 준비해서 저장해둡니다. 

 

 

데이터 파일 만들기

이

이제 필요한 것은 라벨을 만들어 둔 곳에 들어갈 내용들이겠죠? 이미 파일을 가지고 있으시면 그 파일을 바로 불러오면 되지만, 없을 경우에는 작성 후에 한글에서 불러오기만 하면 되는데요. 

파일은 다양한 형식에서 불러올 수 있어요. 

 

 

 

저는 이렇게 간단하게 다섯명의 정보를 적어보았습니다. 주소는 재미있게 적어보려고 만들었어요. 이제 이 자료를 한글로 불러와서 제 자리에 들어가도록 작성을 해주면 되는데요. 엑셀에 작성된 자료를 저장해주세요. 저장위치와 이름을 한글에서 찾아서 열어야 하니, 꼭 확인 하시구요~~

 

 

 

 

메일머지 만들기

이제 한글파일로 돌아와서 한글머지 만들기를 할꺼예요. 다시 [도구]> [메일머지]로 들어가셔서 이번에는 [메일머지 만들기]를 선택해주세요. 

 

 

그럼 아래와 같은 대화상자가 나와요.  여기서 아까 저장해둔 엑셀 파일을 불러올꺼예요. 세번째항목에 엑셀파일이 보이네요. 거기에서 폴더모양을 클릭한 후에 저장해뒀던 위치에서 파일을 불러옵니다.

 

 

그러면 어떤 시트에서 가져올 것인지를 한 번더 선택을 해주셔야 해요. 엑셀파일은 여러개의 시트를 한 파일에 만들 수 있으니까요. 저는 주소록이라고 시트명을 입력해놔서 시트가 하나라서 하나밖에 안 뜨네요. 해당 시트의 이름을 클릭하고 선택을 눌러줍니다. 

 

 

 

그러면 엑셀에서 불러온 주소레코드를 보여줍니다. 여기에서 혹시 필요없는 항목이 있다면 뺄 수도 있습니다. 우편물을 안보낼 분이 있을 수도 있으니까요. 우선 모두 선택해서 진행해 보도록 하겠습니다. 

 

 

 

 

그리고, 출력방향을 선택해줄 수 있습니다. 프린터를 바로 할 것인지, 화면으로 볼 것인지, 파일로 저장을 할 것인지, 메일로 발송을 할 것인지... 등등을 선택해주시면 되요. 저는 프린트를 PDF저장으로 설정을 해 놔서 저장할 수 있도록 대화창이 나왔습니다. 저는 메일머지 연습결과라고 입력했습니다. 메일머지용으로 작성한 파일은 변화가 없어요. 반복해서 계속 사용할 수 있도록 작성한 그대로 있구요. 

 

 

원래 라벨지를 선택하여 작성하지 않으시면, 데이터 1명 정보당 한장으로 작성이 되어요. 하지만, 라벨지를 선택해서 작성을 해 주었기 때문에, 

 

이렇게 작성이 되었습니다. 테두리가 안보이지만, 원래 맞는 라벨지를 선택해서 작성하기 때문에, 프린트될 용지에 맞춰서 작성하시면, 칼선으로 구분이 될 것입니다. 

 

수고하셨습니다~~~. 메일 머지로 퇴근 시간 앞당기세요~~~ .